Inisiasi 6 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menerapkan :

1. Audit biaya jabatan/pekerjaan
2. Audit biaya gaji dan upah
3. Audit biaya pelatihan
4. Audit biaya pengembangan organisasi

Biaya pengelolaan SDm sangat banyak, sama banyaknya dengan fungsi pengelolaan SDM itu sendiri. Salah satu komponenbiaya MSDM adalah biaya gaji dan upah pegawai yang merupakan biaya tetap perusahaan yang terbesar sehingga perusahaan perlu berhati-hati dan mempertimbangkan tidak saja dari sisi pegawai akan tetapi juga dari sisi kemampuan keuangan agar biaya-biaya pengelolaan dan investasi SDM yang dianggarkan, tidak merugikan perusahaan bahkan sebaliknya justru memberikan manfaat keuntungan yang berarti bagi perusahaan.

Audit biaya jabatan/pekerjaan

●  Jabatan/pekerjaan pada suatu perusahaan biasanya  dibedakan antara pimpinan dan pelaksana.

●   Audit biaya jabatan/pekerjaan mengacu pada jenis, jenjang dan fungsi jabatan/pekerjaan dan menjadi  fondasi dalam pemberian gaji dasar atau gaji pokok.

●   Auditor dalam memeriksa biaya sektor Jabatan/  pekerjaan harus memperhatikan:

 1.  Cost benefit analysis dan NPV

 2.  Tidak semua kebijakan dan program SDM harus didasari analisa NPV  

3.  Perusahaan yang melakukan program evaluasi jabatan tidak semua menggunakan metode

     pendekatan yang sama dan compensable factors yang diukur pun berbeda

4.  Perusahaan seringkali berbeda dalam menentukan kesetaraan golongan pangkat dan tingkat/jenjang  jabatan dalam penentuan golongan gaji

5.  Perusahaan dalam menentukan besaran gaji dasar/pokok yang berlaku tetap, juga berbeda

     tergantung kondisi dan kemampuan keuangan  perusahaan

Audit Biaya Gaji dan Upah

● Isu gaji merupakan isu kritis yang harus diperhatikan perusahaan.

Paradigma Lama	Paradigma Lama Baru
Imbalan berdasarkan pekerjaan	Imbalan berdasarkan kinerja individu
Imbalan berdasarkan lingkup tugas dan senioritas	Imbalan berdasarkan “nilai individu” kontribusi berarti yang diberikannya
Keadilan internal	Keadilan pasar
Mengacu pada range gaji yang berlaku	Fleksibel dalam arti tidak ketat mengacu pada aturan imbal jasa yang berlaku

Lanjutan Audit Biaya Gaji dan Upah

Pada sistem remunerasi/sistem penggajian baru, Auditor

perlu memeriksa:

1. Gaji dasar
2. Gaji variabel seperti insentif prestasi
3. Penghargaan masa kerja/tunjangan akhir masa bakti
4. Iuran jaminan sosial tenaga kerja (Jamsostek)
5. Tunjangan Hari Raya (THR) per tahun
6. Bonus per tahun (bila kemampuan keuangan perusahaan pada tahun berjalan mencukupi)
7. Tunjangan pengobatan

Audit Biaya Pelatihan

Informasi tentang biaya pelatihan dangat dibutuhkan untuk :

1. Memahami keseluruhan biaya pelatihan baik yang berupa biaya tetap maupun biaya variabel
2. Membandingkan dengan alternatif biaya pelatihan lainnya
3. Mengevaluasi proporsi biaya yang efektif untuk pengembangan administrasi dan evaluasi pelatihan
4. Mengontrol biaya pelatihan.

·      Biaya pelatihan dibedakan antara biaya langsung dan biaya tidak langsung.

Biaya langsung mencakup biaya infrastruktur, biaya konsultan, biaya perancangan program, biaya materi pelatihan, ruangan kelas, peralatan dan biaya perjalanan.

Biaya tidak langsung mencakup biaya yang tidak terkait langsung dengan perancangan, pengembangan dan pelaksanaan pelatihan. Seperti biaya alat kantor, fasilitas yang digunakan selama penyelenggaraan pelatihan. Termasuk imbal jasa bagi tenaga staf administrasi yang terlibat dalam pelaksanaan pelatihan.

●  Dalam melakukan audit biaya pelatihan, Auditor perlu memperhatikan:

     1.  Analisa cost benefit program pelatihan tergantung dari tujuan umum pelatihan

     2. Lokasi atau tempat penyelenggaraan pelatihan

   

Audit Biaya Pengembangan Organisasi

●  Pengembangan organisasi Departemen/unit kerja SDM dapat dipandang dari:

    1. Persfektif struktur

    2. Persfektif individu

●  Dalam menilai biaya pengembangan organisasi Departemen/unit kerja SDM , minimal mencakup

     komponen:

 1. Biaya penyempurnaan struktur organisasi Departemen/unit kerja SDM

 2. Biaya penyempurnaan kebijakan dan standarisasi sistem SDM

3. Biaya penyempurnaan SOP SDM

4. Biaya peningkatan teknologi dalam administrasi rutin SDM

5. Biaya peningkatan kompetensi pejabat, staf dan pelaksana SDM

Dari bers practiise penulis dibidang konsultasi SDM, maka untuk biaya kelima komponen pengembangan tersebut diatas, maka biaya-biaya yang tercakup didalamnya mencakup biaya tetap dan biaya tidak tetap.

Biaya tetap antara lain :

1. Biaya Proposal pengembangan
2. Biaya SDM yang terlibat

Biaya tidak tetap antara lain :

1. Biaya diagnose saat ini yang tergantung dari metodelogi yang digunakan
2. Biaya program implementasi
3. Biaya program change management

Inisiasi 5 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu :

1. Menjelaskan perubahan paradigma dalam pengelolaan SDM
2. Menjelaskan jenis HR Metrics yang tersedia
3. Menghitung tingkat lowongan pekerjaan
4. Menghitung tingkat perputaran karyawan
5. Menghitung frekuensi penyelenggaraan pelatihan
6. Menghitung tingkat absensi pekerja
7. Menghitung tingkat lembur karyawan
8. Menghitung tingkat kesalahan
9. Menghitung tingkat keluhan dan pengaduan

Perubahan Paradigma dalam

Pengelolaan SDM

Paradigma dalam pengelolaan SDM mengalami evolusi:

personalia       human resources      human capital

Jenis HR Metrics yang Tersedia

Beberapa metrics yang dapat digunakan untuk mengukur

keberhasilan SDM dalam  mencapai tujuan strategis

bisnis:

1. Jumlah keluhan pelanggan
2. Indeks kepuasan konsumen
3. Waktu pengiriman

●  Organisasi atau perusahaan harus memilih beberapa

    metrics yang paling sesuai, relevan dan mempengaruhi

    pencapaian tujuan bisnis.

Tingkat Lowongan Pekerjaan

Dalam penghitungan tingkat lowongan pekerjaan, Auditor

perlu mencermati:

1. Tingkat lowongan pekerjaan dalam sebuah perusahaan bisa saja tinggi yang berarti banyak posisi yang tidak terisi
2. Tingkat lowongan pekerjaan yang rendah belum berarti bagus.

Tingkat Perputaran Karyawan

Lanjutan Tingkat Perputaran Karyawan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan

HR metrics turnover:

1. Tingkat turnover  bervariasi untuk setiap industri
2. Tingkat turnover yang tinggi tidak selalu berarti jelek dan sebaliknya.

Audit Fungsi Rekrutmen

Dalam audit fungsi rekrutmen, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Ketersediaan Standard Operation Procedure (SOP) rekrutmen
2. Ketepatan pelaksanaan E- rekrutmen
3. Ketersediaan persyaratan jabatan berbasis kompetensi
4. Ketepatan pelaksanaan rekrutmen sesuai tahapan yang seharusnya

5.  Ketepatan penggunaan metode dengan

     mempertimbangkan jabatan yang lowong dan dana

     yang tersedia.

Lanjutan Audit Fungsi Rekrutmen

●    Dalam audit fungsi rekrutmen auditor harus mencermati:

      1.  Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang

     rekrutmen

 2.  Apakah perusahaan sudah memanfaatkan teknologi

      informasi dalam rekrutmen?

 3.  Apakah persyaratan jabatan sudah dirumuskan secara tepat?    

●   Contoh kuesioner audit fungsi rekrutmen

      (dapat di lihat pada halaman 26).

Audit Fungsi Seleksi

Dalam audit fungsi seleksi, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Penetapan selection ratio yang tepat
2. Ketersediaan SOP seleksi
3. Seleksi administratif yang selaras dengan persyaratan jabatan
4. Ketepatan tes pengetahuan umum dan keahlian profesi

Lanjutan Audit Fungsi Seleksi

5. Ketepatan tes potensi dan kompetensi, dengan menggunakan metode dan peralatan yang tepat
6. Kelengkapan dan keakuratan tes kesehatan
7. Pertimbangan pengguna

●   Dalam melakukan audit seleksi, auditor harus memperhatikan:

      1.  Apakah selection ratio yang digunakan sudah tepat?

      2.  Alat tes apa saja yang digunakan, apa sudah tepat?

      3.  Apakah seleksi dilakukan bebas bias?

●   Contoh kuesioner audit fungsi seleksi (dapat di lihat pada halaman 28).

Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan

Dalam audit fungsi pelatihan dan pengembangan, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Ketersediaan SOP pelatihan dan pengembangan

2. Integrasi sistem pelatihan dan pengembangan

    dengan sistem karier, penilaian kinerja dan balas jasa

3. Kesesuaian sistem pelatihan dan pengembangan

    dengan kebutuhan organisasi dan pegawai

4. Ketersediaan pola induk pelatihan dan pengembangan

    dengan program yang tepat

5. Ketersediaan portofolio SDM

6. Efektivitas biaya pelatihan dan pengembangan

7. Ketersediaan sarana dan prasarana pusat pelatihan

    yang baik

Lanjutan Audit Fungsi Pelatihan

dan Pengembangan

Dalam pelaksanaan audit fungsi pelatihan dan pengembangan, Auditor perlu mencermati:

1.  Apakah perusahaan sudah memiliki SOP pelatihan

     dan pengembangan?

2.  Apakah dilakukan analisa kebutuhan pelatihan

     terlebih dahulu untuk setiap program pelatihan dan

     pengembangan SDM?

3.  Apakah ada keterkaitan antara sistem penilaian

     kinerja, karier, dan peltihan SDM?

●  Contoh kuesioner audit fungsi pelatihan dan

     pengembangan(dapat di lihat pada halaman 36).

Audit Fungsi Manajemen Karier

Dalam audit fungsi manajemen karier, Auditor perlu mengacu pada model karier dan indikator kunci keberhasilan:

1.  Ketersediaan SOP karier

2.   Adanya perencanaan strategik SDM

3. Adanya pola dan jalur karier yang tepat
4. Adanya penilaian kinerja berbasis kompetensi
5. Adanya portofolio SDM
6. Adanya rencana suksesi bagi pegawai bertalenta

      “Star”

7. Adanya peramalan promosi dan mutasi dalam rangka

     pengembangan pegawai

8.  Adanya perencanaan karier

Lanjutan Audit Fungsi Manajemen Karier

 9.  Adanya pengembangan karier yang tepat

10. Efektivitas biaya manajemen karier

Dalam melakukan audit fungsi manajemen karier, auditor perlu memeriksa:

1. Apakah perusahaan memiliki rencana suksesi?
2. Apakah promosi sudah dilakukan berdasar kinerja

      dan kompetensi?

3. Apakah setiap karyawan memiliki rencana

      pengembangan karier?

●  Contoh kuesioner audit fungsi pelatihan dan

     pengembangan(dapat di lihat pada halaman 40).

Audit Fungsi Penilaian Kinerja

Dalam audit fungsi penilaian kinerja, Auditor perlu memahami indikator kunci keberhasilan:

1. Adanya sasaran perusahaan, sasaran unit kerja, dan

      sasaran individu yang tepat, jelas, dan terukur

2. Aspek yang dinilai berbasis kompetensi

     mempertimbangkan potensi, skill dan perilaku individu

3. Dokumentasi hasil penilaian kinerja yang tertata

      dengan baik

Dalam melakukan audit fungsi penilaian kinerja, auditor perlu memeriksa:

1. Apakah perusahaan sudah memiliki SOP penilaian

      kinerja?

Lanjutan Audit Fungsi Penilaian Kinerja

2.   Apakah faktor penilian kinerja relevan?

3. Apakah ada keterkaitan antara penilaian kinrja

      dengan sistem kompensasi?

●  Contoh kuesioner audit fungsi penilaian kinerja (dapat

     di lihat pada halaman 43).

Audit Fungsi Kompensasi (Balas Jasa)

Dalam audit fungsi kompensasi (balas jasa), auditor perlu memahami:

1. Kompensasi diberikan atas penilaian kinerja berbasis

    kompetensi

2. Keadilan internal yang mempertimbangkan bobot

    relatif jawaban

3. Keadilan eksternal yang mempertimbnagkan

    keselarasan dengan jabatan

4. Kondisi keuangan perusahaan yang sehat dan

    mencukupi

Lanjutan Audit Fungsi Kompensasi

(Balas Jasa)

Dalam melakukan audit fungsi kompensasi (balas jasa), auditor perlu mencermati:

1.  Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang

    kompensasi?

2.  Apakah sistem kompensasi dirancang dengan

     melakukan evaluasi jabatan

3. Apakah perusahaan melakukan survei gaji?

●  Contoh kuesioner audit fungsi kompensasi/balas

     jasa(dapat di lihat pada halaman 46).

Inisiasi 4 Audit SDM

INISIASI 4 AUDIT SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu :

1. Menjelaskan faktor-faktor penentu keberhasilan audit SDM
2. Menerapkan audit fungsi perencanaan SDM
3. Menerapkan audit fungsi analisa jabatan
4. Menerapkan audit fungsi rekrutmen
5. Menerapkan audit fungsi seleksi
6. Menerapkan audit fungsi pelatihan dan pengembangan

Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Audit SDM (1)

Indikator kunci keberhasilan dalam audit fungsi perencanaan SDM:

1. Analisa peluang dan ancaman maupun kekuatan dan kelemahan bidang SDM yang tepat
2. Metode pengukuran dan peramalan kebutuhan yang tepat
3. Sistem Informasi SDM yang terkini dan lengkap
4. Investasi SDM, penerapan pelatihan, dan pengembangan SDM yang tepat
5. Rencana suksesi dan bagan penempatan

Audit Fungsi Perencanaan SDM (2)

Dalam audit fungsi perencanaan SDM, Auditor perlu mencermati:

1. Apakah perencanaan SDM terkait proyeksi kebutuhan SDM sudah mempertimbangkan rencana strategis perusahaan?
2. Apakah metode peramalan SDM yang digunakan sudah tepat?
3. Apakah perusahaan memiliki sistem informasi SDM?

Audit Fungsi Analisa Jabatan (3)

Dalam audit fungsi analisa jabatan, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Ketersediaan Standard Operation Procedure (SOP) analisa jabatan
2. Ketepatan pemanfaatan sumber data
3. Organisasi pelaksanaan yang tertata
4. Ketepatan metode dan format uraian jabatan
5. Kompetensi analisis

Audit Fungsi Rekrutmen (4)

Dalam audit fungsi rekrutmen, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Ketersediaan Standard Operation Procedure (SOP) rekrutmen
2. Ketepatan pelaksanaan E-rekrutmen
3. Ketersediaan persyaratan jabatan berbasis kompetensi
4. Ketepatan pelaksanaan rekrutmen sesuai tahapan yang seharusnya
5. Ketepatan penggunaan metode dengan  mempertimbangkan jabatan yang lowong dan dana yang tersedia.

●  Dalam audit fungsi rekrutmen auditor harusmencermati:

1.  Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang rekrutmen?

2.  Apakah perusahaan sudah memanfaatkan teknologi  informasi dalam rekrutmen?

3.  Apakah persyaratan jabatan sudah dirumuskan secara tepat?    

Audit Fungsi Seleksi (5)

Dalam audit fungsi seleksi, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Penetapan selection ratio yang tepat
2. Ketersediaan SOP seleksi
3. Seleksi administratif yang selaras dengan persyaratan jabatan
4. Ketepatan tes pengetahuan umum dan keahlian profesi

5. Ketepatan tes potensi dan kompetensi, dengan menggunakan metode dan peralatan yang tepat
6. Kelengkapan dan keakuratan tes kesehatan
7. Pertimbangan pengguna

●   Dalam melakukan audit seleksi, auditor harus memperhatikan:

      1.  Apakah selection ratio yang digunakan sudah tepat?

      2.  Alat tes apa saja yang digunakan, apa sudah tepat?

      3.  Apakah seleksi dilakukan bebas bias?

Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan (6)

Dalam audit fungsi pelatihan dan pengembangan, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1.  Ketersediaan SOP pelatihan dan pengembangan

2.  Integrasi sistem pelatihan dan pengembangan dengan sistem karier, penilaian kinerja dan balas jasa

3.    Kesesuaian sistem pelatihan dan pengembangan dengan kebutuhan organisasi dan pegawai

4.  Ketersediaan pola induk pelatihan dan pengembangan dengan program yang tepat

5.  Ketersediaan portofolio SDM

6.    Efektivitas biaya pelatihan dan pengembangan

7.    Ketersediaan sarana dan prasarana pusat pelatihan yang baik

Dalam audit fungsi pelatihan dan pengembangan, Auditor perlu mengacu pada indikator kunci keberhasilan:

1. Apakah perusahaan sudah memiliki SOP pelatihan dan pengembangan?

2. Apakah dilakukan analisa kebutuhan pelatihan terlebih dahulu untuk setiap program pelatihan dan pengembangan SDM?

3. Apakah ada keterkaitan antara sistem penilaian kinerja, karier, dan peltihan SDM?