Inisiasi 7 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menerapkan :

1. Audit efektivitas SDM
2. Audit kondisi lingkungan kerja
3. Audit efektivitas organisasi departemen/unit kerja SDM
4. Metode survei dalam rangka audit kepuasan kerja
5. Metode survei dalam rangka audit ketaatan internal
6. Metode survei dalam rangka audit ketaatan eksternal

Audit Efektivitas SDM

●   Efektivitas SDM dinilai dari aspek:

     1. Motivasi

     2. Pengembangan diri

     3. Terwujudnya keseimbangan antara kehidupankerja dan kehidupan pribadi 

●   Pada dasarnya efektivitas SDM terkait dengan seberapa jauh mereka termotivasi dalam bekerja?

     dan apakah motivasi kerja tersebut bersifat intrinsik atau bersifat ekstrinsik.  

● Auditor selain menilai tingkat absensi dan turnover diharapkan mampu menilai tingkat kinerja pegawai melalui penilaian prestasi, tingkat komitmen, dan tingkat kepuasan kerja

● Dalam melakukan audit efektivitas SDM, Auditor harus memperhatikan:

1. Komitmen dan motivasi bukanlah satu-satunya aspek yang mempengaruhi kinerja unit kerja
2. Kepuasan kerja tidak semata-mata ditentukan oleh pemenuhan kebutuhan diri, tetapi banyak dipengaruhi faktor kondisi lingkungan kerja.  

Audit Kondisi Lingkungan Kerja

Audit terhadap program keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja (K3) dapat dilakukan dengan

mengkaji performance metrics yaitu indikator yang Menunjukkan kesenjangan antara kondisi ideal dengan kondisi yang berlaku yaitu:

1. Trailing indicators
2. Current indicators
3. Leading indicators

Dalam melaukan Audit K3, Auditor perlu memperhatikan:

Apakah manajer SDM sudah menjalankan perannnya sebagai penggerak utama dan telah berupaya

mempromosikan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), telah berupaya menyadarkan dan meningkatkan kepedulian manajer lain akan tanggung jawab mereka atas penerapan K3 di unit kerjanya masing-masing.

Audit Efektivitas Organisasi Departemen/Unit Keja SDM

●  Menurut Daft (2007), pendekatan Contingency dapat digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi dalam hal ini departemen/unit kerja SDM. Pendekatan Contingency beranggapan organisasi sebagai perwujudan proses transformasi dari input menjadi output  yang mencakup 3 pendekatan: 

     1. Goal approach

     2. Resource approach

     3. Internal process approach

Dalam melakukan audit efektivitas organisasi departemen/unit kerja SDM, Auditor perlu memperhatikan:

1. Untuk memperoleh pegawai yang berkompeten, unit SDM perlu memiliki sikap dan konsistensi dalam menerapkan sistem SDM
2. Membudayakan nilai-nilai perusahaan.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Kepuasan Kerja

●  Menurut Jenifer dan Gareth (1999), aspek-aspek yang mempengaruhi kepuasan kerja pegawai antara lain:

    1.  Kesesuian aspek kepribadian pegawai dengan karakteristik pekerjaan (job fit)

     2. Kesesuaian nilai-nilai pegawai dengan karakteristik pekerjaan (motivational fit)

     3. kesesuaian nilai-nilai pegawai dengan lingkungan sosial diperusahaan (organizational fit).

●   Untuk mendapat informasi mengenai aspek apa saja yang berperan dan tingkat pengaruh aspek-aspek tersebut  terhadap kepuasan kerja dapat menggunakan kuesioner terstruktur (dapat dilihat BMP Audit SDM pada hal 6.4)

●   Dari hasil skoring terhadap ke-20 aspek dalam kuesioner kepuasan kerja, bila ternyata dalam penerapannya tidak memuaskan maka Auditor bisa menggali lebih lanjut apakah kondisinya benar sebagaimana hasil penilaian pegawai tersebut, bila benar maka perlu digali penyebab ketidakpuasan tersebut.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Ketaatan Internal

●    Audit ketaatan internal merupakan pemeriksaan apakah praktek kebijakan, prosedur MSDM yang diterapkan perusahaan sudah sesuai dengan peraturan-peraturan, code of conduct, standard, yang berlaku terkait dengan pengelolaan SDM.

●    Cakupan audit ketaatan internal mencakup:

       1. kebijakan, sistem dan prosedur SDM

       2. kontrak kerja pegawai

       3. uraian dan persyaratan jabatan

       4. proses induksi     

5. Rencana suksesi

6. Penempatan pegawai

7. Pengunduran diri/pemberhentian pegawai.

●  Contoh kuesioner audit ketaatan internal dapat dilihat pada BMP Audit SDM hal 6.7.

●  Melalui audit ketaatan, manajemen bisa mendapatkan umpan balik sejauh mana penyimpangan praktek MSDM terhadap kebijakan dan peraturan internal perusahaan maupun terhadap peraturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah terkait bidang MSDM dan lingkungan.

Metode Survei Dalam Rangka Audit Ketaatan Eksternal

Audit ketaatan eksternal mencakup:

1. Pemeriksaan praktek pengelolaan SDM diperusahaan  apakah sudah sesuai dengan peraturan dan

    perundang-undangan yang diberlakukan pemerintah.

2. Pemeriksaan praktek pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan apakah sudah sesuai dengan

    peraturan dan perundang-undangan yang diberlakukan pemerintah

●  Audit ketaatan eksternal merupakan pemeriksaan legal/ilegalnya praktek pengelolaan SDM yang

    dilakukan perusahaan.

●  Contoh kuesioner audit ketaatan eksternal dapat dilihat pada BMP Audit SDM hal 6.9

●  Seorang auditor perlu mencermati apakah  penyimpangan kesalahan yang terjadi merupakan

     suatu tindakan yang tidak disengaja atau sengaja dilakukan.

●  Dalam pelaksanaan audit ketaatan eksternal, Auditor

    perlu memperhatikan indikator:

    1. modal kerja yang tidak cukup

    2. perputaran yang cepat dalam posisi keuangan

    3. penggunaan procuremen pemasokan sendiri

4. biaya perjalanan yang berlebihan

5. kecenderungan yang menurun dalam angka dan rasio     finansial

6. benturan kepentingan yang dilaporkan

7. kesulitan penagihan

8. banyak akun Bank

9. Kekurangan yang tidak dapat dijelaskan dalam aktiva fisik.