Inisiasi 3 Audit SDM

Inisiasi 3 Audit SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan:

a.       Audit kepuasan kerja

b.      Audit ketaatan (compliance)

c.       Audit budaya perusahaan

d.      Model dan pendekatan riset dalam audit SDM

e.      Instrumen riset audit SDM

1. Audit Kepuasan Kerja

●   Kepuasan kerja merupakan kondisi yang dirasakan, kepercayaan dan pemikiran individu terhadap pekerjaan, yang memotivasi dirinya untuk bekerja sebaik mungkin sehingga kinerja yang ditampilkannya bisa  optimal memenuhi bahkan melebihi target yang telah ditetapkan.

●   Menurut George & Jones (1999), kepuasan kerja pada dasarnya dipengaruhi faktor kepribadian, faktor nilai pegawai, faktor situasi/lingkungan kerja serta faktor lingkungan sosial.

2. Audit Kepuasan Kerja

Dalam audit kepuasan kerja, Auditor perlu memeriksa dan menilai:

a.       Kesesuaian aspek kepribadian pegawai dengan karakteristik pekerjaan

b.      Kesesuaian nilai pegawai dengan tuntutan karakteristik pekerjaan

c.       Apakah situasi &lingkungan kerja sudah memenuhi kebutuhan pegawai?

d.      Apakah lingkungan sosial memberikan dampak yang positif dan mampu memotivasi pegawai untuk bekerja sebaik mungkin?

Pegawai yang kecewa, tidak memperoleh kepuasan kerja Menurut Robbins dan Judge (2009) akan menampilkan reaksi sebagai berikut :

1.       Exit : keluar dan mencari posisi dan pekerjaan diluar perusahaan lain

2.       Voice : melakukan reaksi protes terhadap perusahaan/manajemen namun secara aktif dan konstruktif menyuarakan sasaran perbaikan.

3.       Loyalty : pasif menunggu dan tidak berbuat apa-apa, namun terhadap kritik dari pihak diluar perusahaan memberikan reaksi positif, masih memiliki kepercayaan terhadap manajemen dan menyuarakan bahwa manajemen melakukan hal yang benar

4.       Neglect : Pasif dan membiarkan kondisi perusahaan memburuk, sering masuk terlambat, tidak hadir dan kurang berupaya untuk bekerja dengan baik

Dua Pendekatan terhadap isu disiplin :

1.       Pendekatan Tradisional

2.       Pendekatan atas dasar sasaran kerja

3.    Audit Budaya Perusahaan

Menuru robbins dan Judge (2009) budaya perusahaan berfungsi antara lain :

1.       Seabagai penentu batasan dalam perusahaan

2.       Memberikan rasa identitas bagi para anggota

3.       Memfasilitasi terwujudnya komitmen terhadap sesuatu melebihi kepentingan pribadi

4.       Meningkatkan stabilitas system social

5.       Sebagai pengendali yang menuntun dan membentuk sikap dan perilaku pegawai.

Menurut Hoftstede, budaya suatu bangsa dapat dilihat dari 5 Dimensi

a.       Dimensi jarak kekuasaan (power distance)

b.      Dimensi individualistic vs collectivism

c.       Dimensi maskulin vs feminism

d.      Dimensi uncentainty avoidance

e.      Dimensi orientasi jangka panjang vs orientasi jangka pendek.

Susanto A.B (1997) Mengutarakan ada 2 Jenis budaya perusahaan yait :

1.       Budaya Entrepeneur

2.       Budaya Administratif

●   Menurut Brown (1998), ada 4 kategori budaya perusahaan:

a.       The Tough – Guy, Macho Culture

b.      The Work Hard Culture

c.       The Bet – Your Company Culture

d.      The Process Culture

●   Kategori budaya menurut Daft (2007)               :

a.       Budaya adaptif

b.      Budaya misi

c.       Budaya clan

d.      Budaya birokratik

4. Model dan Pendekatan Riset dalam Audit SDM

●  Model audit yang disarankan menggunakan model  yang berlandaskan

a. filosofi holistik,

b. filosofi spiritual

c. aspek strategis

d.  aspek integrative

e.  berbasis proses bisnis dan

f. Berbasis kompetensi.

●   Pendekatan audit SDM menurut Werther dan Davis:

a.       Pendekatan komparatif

b.      Pendekatan otoritas luar

c.       Pendekatan statistik

d.      Pendekatan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan

e.      Pendekatan Management by Objective (MBO)

6.    Instrumen Riset Audit SDM

Beberapa instrumen dalam audit SDM:

a.       Analisis dokumen

b.      Wawancara

c.       Analisis historis

d.      Survei

e.      Eksperimen

Inisiasi 2 Audit SDM

Inisiasi 2 AUDIT SDM

Kompetensi Khusus

Setelah mengikuti TTM ini, mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan:

A.  Audit fungsi perencanaan SDM

B.  Audit fungsi analisa jabatan

C.  Audit fungsi rekrutmen

D.  Audit fungsi seleksi

E.  Audit fungsi pelatihan dan pengembangan SDM

F.  Audit fungsi karier

G.  Audit fungsi penilaian kinerja

H.  Audit fungsi balas jasa

1. Audit Fungsi Perencanaan SDM

Cakupan audit fungsi perencanaan SDM :

1.     Audit praktek perencanaan SDM mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan perencanaan.

2.    Audit mengenai aspek integrasi perencanaan SDM dengan sistem lainnya

3.    Audit terhadap efisiensi dan efektivitas perencanaan SDM

4.    Audit terhadap proses bisnis perencanaan SDM

Proses bisnis perencanaan SDM :

a.    Memperkirakan kebutuhan SDM

Faktor yang mempengaruhi kebutuhan SDM (input) :

1)    Faktor Eksternal

2)   Faktor Organisasi

3)   Faktor tenaga kerja

Meteode yang bisa digunakan untuk memperkirakan kebutuhan SDM

1)    Expert forecast

2)   Trend

3)   Other Methods

b.    Memperkirakan ketersediaan SDM

Ketersediaan SDM dilihat dari 2 aspek :

1)    Estimasi ketersediaan eksternal

2)   Estimasi ketersediaan Internal

c.    Menyusun rencana aksi (action program) merupakan output

3 kondisi yang membutuhkan rencana aksi yang berbeda :

1)    Kondisi permintaan/kebutuhan sama dengan ketersediaan SDM

2)   Kondisi permintaan/kebutuhan lebih besar dari pada ketersediaan SDM

3)   Kondisi ketersediaan lebih besar dari pada permintaan/kebutuhan SDM.

2. Audit Fungsi Analisa Jabatan

Analisa jabatan merupakan proses sistematis dalam rangka pengumpulan dan pengolahan data mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, hubungan kerja sama, kondisi kerja serta persyaratan jabatan, yang dapat dimanfaatkan bagi keseluruhan aktivitas pengelolaan SDM, penyempurnaan struktur organisasi, juga sistem dan prosedur pengelolaan SDM.

Secara spesifik ada 3 keluaran (output)) analisa Jabatan yang perlu di Audit yaitu :

1.     Uraian Jabatan

2.    Persyaratan Jabatan

3.    Standar Kerja

Secara Sistematis model Audit Analisa Jabatan dapat dilihat pada gambar berikut :

Mengacu pada gambar model audit analisa jabatan diatas, maka ada 4 cakupan audit analisa jabatan.

1. Analisis praktek jabatan, mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan analisis jabatan.

2. Audit mengenai integrasi Analisa jabatan dengan sistem SDM lainnya.

3. Audit terhadap efisiensi dan efektivitas analisa jabatan

4. Audit terhadap proses bisnis analisa jabatan

3. Audit Fungsi Rekrutmen

Audit rekrutmen merupakan aktivitas yang kritikal karena melalui proses rekrutmen perusahaan bisa mendapat calon kandidat dengan kualifikasi yang sesuai harapan.

Dari gambar model Audit rekrutmen diatas maka ada empat cakupan audit rekrutmen sebagai berikut :

1.   Audit rekrutmen mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan Rekrutmen..

2.  Audit mengenai integrasi rekrutmen dengan system SDM lainnya antarain dengan sitem seleksi.

3.  Audit terhadap efisiensi dan efektivitas rekrutmen

4.  Audit terhadap proses bisnis rekrutmen.

4. Audit Fungsi Seleksi

Seleksi pegawai: proses sistematis yang terarah atas sejumlah kandidat/calon yang telah direkrut, dalam rangka memutuskan kandidat/calon yang akan dinilai memenuhi atau bisa juga melebihi persyaratan jabatan yang akan diterima sebagai calon pegawai.

ada empat cakupan audit rekrutmen sebagai berikut :

1.   Audit praktek seleksi mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan Seleksi.

2.  Audit mengenai integrasi rekrutmen dengan system SDM lainnya antarain dengan sitem rekrutmen dan system pelatihan.

3.  Audit terhadap efisiensi dan efektivitas seleksi

4.  Audit terhadap proses bisnis seleksi.

5. Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan SDM

Audit pelatihan fokus pada adakah pengangkatan kompetensi SDM untuk mengatasi tuntutan pekerjaan saat ini.

Audit pengembangan lebih fokus pada pemenuhan SDM yang berkompeten yang secara potensi diasumsikan akan mampu mengatasi tuntutan pekerjaan di masa depan. Pada intinya pengembangan SDM tidak terlepas dari sistem karier.

ada empat cakupan audit pelatihan dan pengembangan SDM sebagai berikut :

1.   Audit praktek pelatihan dan pengembangan SDM mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan pelatihan dan pengembangan SDM.

2.  Audit mengenai integrasi pelatihan dan pengembangan SDM dengan system SDM lainnya antarain dengan sitem karier, system penilaian kinerja dan system balas jasa.

3.  Audit terhadap efisiensi dan efektivitas pelatihan dan pengembangan SDM.

4.  Audit terhadap proses bisnis pelatihan dan pengembangan SDM.

6. Audit Fungsi Karier

Area karier dalam suatu perusaahaan:

Area karier pemasaran, keuangan, operasi/produksi, SDM dan teknologi informasi.

1.   Audit praktek krier  mengenai Audit praktek pelatihan dan pengembangan SDM mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan-peraturan terkait dengan Karier.

2.  Audit mengenai integrasi Karier dengan system MSDM lainnya antara lain dengan sistem pelatihan, sistem penilaian kinerja dan sistem balas jasa.

3.  Audit terhadap efisiensi dan efektivitas karier.

4.  Audit terhadap proses bisnis pelatihan dan pengembangan SDM.

7. Audit Fungsi Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan proses evaluasi penilaian kinerja pegawai serta merupakan dasar bagi penentuan imbal jasa, mutasi, promosi, demosi maupun pemberhentian dan pemutusan hubungan kerja.

Penilaian kinerja merupakan salah satu bagian atau komponen dari manajemen kinerja

Empat cakupan audit penilaian kinerja SDM

1.     Audit praktek kinerja, mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan terkait penilaian kinerja.

2.    Audit mengenai integrasi penilaian kinerja dengan system MSDM lainnya antara lain dengan ssstem pelatihan, sistem balas jasa dan sistem karier.

3.    Audit terhadap efisiensi dan efektifitas penilaian kinerja

4.    Audit terhadap proses bisnis penilaian kinerja

Penilaian kinerja bisa dilakukan oleh ;

1.     Atasan langsung

2.    Atasan tidak langsung

3.    Rekan kerja

4.    Bawahan

5.    Diri sendiri

6.    Pelanggan (internal dan atau eksternal)

Proses Manajemen kinerja yang perlu diperiksa auditor mencakup aktivitas

1.     Perencanaan Kinerja

2.    Komunikasi Terus Menerus

3.    Pengumpulan Data dan Dokumentasi

4.    Penilaian Kinerja

5.    Diagnosa dan bimbingan kinerja

8. Audit Fungsi Balas Jasa

Kompensasi atau balas jasa merupakan proses penentuan imbal jasa pegawai dengan mengacu pada kinerja yang ditampilkan, mempertimbangkan keadilan internal (kesesuaian dengan bobot relatif jabatan), keadilan eksternal (kesesuaian dengan imbal jasa jabatan setara pada industri sejenis) dan kondisi keuangan perusahaan.

Komponen kompensasi atau balas jasa:

1. Kompensasi Nonmoneter

a.   Kompensasi yang berasal dari pekerjaan itu sendiri

1)    Tugas yang menarik

2)   Kesempatan untuk pengembangan diri

3)   Karier

4)   Tantangan yang memotivasi

b.  Kompensasi dari lingkungan pekerjaan

1)    Rasa aman

2)   Suasana bekerja

3)   Pujian dan pengakuan

4)   Simbol status

2. Kompensasi Moneter

a.   Kompensasi langsung

1)    Gaji

2)   Komisi

3)   Bonus

4)   Insentif

b.  Kompensasi tak langsung

1)    Asuransi kesehatan

2)   Jamsostek

3)   Tunjangan transport

4)   Tunjangan perumahan

Empat cakupan audit Balas Jasa

1.     Audit praktek Balas jasa, mengenai ketaatan asas terhadap kebijakan, SOP dan peraturan terkait balas jasa.

2.    Audit mengenai integrasi balas jasa dengan sistem MSDM lainnya antara lain dengan sistem penilaian kinerja, sistem pelatihan dan sistem karier.

3.    Audit terhadap efisiensi dan efektifitas balas jasa.

4.    Audit terhadap proses bisnis balas jasa.