Inisiasi 4 Komunikasi Bisnis

Inisiasi 4

KORESPONDENSI

Bagi sebagian orang, korespondensi dianggap sebagai kegiatan yang sekedar menulis surat. Padahal sesungguhnya, lebih daripada itu. Karena, di balik surat yang ditulis itu ada sekian banyak kegiatan yang mendahuluinya.  Dengan memandang korespondensi sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis, maka kita akan menerapkan tahapan-tahapan komunikasi bisnis seperti dikemukakan tadi.

Merencanakan Korespondensi Bisnis   

Dalam korepondensi, diawai dengan menyusun perencanaan korepondensi seperti gambar berikut.

Piramida Perencanaan Komunikasi

Gambar tersebut pada dasarnya menjelaskan 6 pertanyaan yang harus dijawab tatkala kita menyusun rencana komunikasi bisnis. Pertanyaan tersebut adalah:

a.       bagaimana infrastruktur komunikasi bisnis yang dimiliki?

b.      Apa tujuan yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis?

c.       Siapa sasaran komunikasi bisnis kita?

d.      Siapa khalayak komunikasi bisnis kita?

e.       Apa kerangka komunikasi bisnis kita?

f.       Apa pesan komunikasi bisnis kita?

Secara khusus gambar di atas menunjukkan, penetapan tujuan akan berkaitan dengan sasaran dan sasaran dengan khalayak. Seperti kita ketahui, tujuan komunikasi bisa dicapai bila kita sudah menetapkan sasarannya. Namun, sasaran itu masih bersifat umum sehingga perlu dibuat spesifik menjadi khalayak sasaran. Kita bisa mengambil contoh, sasaran komunikasi kita adalah remaja. Namun belum spesifik, karena remaja itu merupakan kelompok besar dalam masyarakat kita. Kita buat spesifik dengan menyatakan remaja yang menjadi khalayak sasaran adalah remaja putri perkotaan.

Ada 2 prinsip yang harus kita pegang saat membuat surat untuk kepentingan korespondensi bisnis yakni (a) empati, dan (b) pengorganisasian pesan. Empati adalah kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain dan untuk mem-proyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman terhadap orang lain. Atau dalam ungkapan yang populer, empati artinya berdiri di atas sepatu orang lain.

Ada beberapa faktor yang harus kita perhatikan dalam berempati dengan orang lain, yaitu:

a.       Usia.

b.      Taraf ekonomi.

c.       Latar belakang pendidikan/pekerjaan.

d.      Budaya.

e.       Kedekatan.

f.       Harapan.

g.      Kebutuhan pembaca

 Organisasi Surat

Setelah tau prinsip pertama penulisan surat bisnis yakni empati, kini kita mulai membahas prinsip kedua yakni pengorganisasian pesan dalam surat. Istilah mengorganisasikan memiliki makna sebagai  “pembagian topik ke dalam bagian-bagian dan menyusun topik tersebut agar memiliki urutan yang tepat.

Melalui pengorganisasian ini, kita pada dasarnya membuat terlebih dulu kerangka isi (outline) isi surat. Menurut Himstreet, Baty dan Lehman (1993:98)  kerangka tersebut memiliki manfaat:

a.       Memungkinkan kita menulis surat secara ringkas dan akurat (meminimalkan kemungkinan hilangnya gagasan penting atau memasukkan gagasan yang tidak perlu).

b.      Memungkinkan kita memberi perhatian pada tahapan-tahapan (sebaiknya kita memusatkan perhatian pada pemisahan antara (a) gagasan yang perlu disampaikan melalui surat, (b) membedakan antara gagasan utama dan gagasan penunjang, (c) urutan gagasan, pada tahap ini kita memusatkan perhatian pada pembahasan selanjutnya dengan cara mengungkapkan gagasan tersebut.

c.       Menghemat waktu dalam menulis (dengan membuat pertanyaan: gagasan mana yang dicantumkan dan urutan jawabannya dengan tepat, dengan cara ini kita tak membuang banyak waktu untuk beralih  dari satu topik ke topik lain).

d.      Memberikan dukungan psikologis. Dengan merasa mampu membuat kerangka akan meningkatkan keyakinan bahwa langkah selanjutnya ―menulis― akan bisa berhasil juga.

e.       Penonjolan. Setiap kalimat dalam surat memberi sumbangan pada penyusunan pesan. Ada kalimat-kalimat yang digunakan untuk menonjolkan gagasan agar bisa tertanam dalam benak pembaca. Satu kerangka surat yang efektif membuat pokok-pokok utama surat tetap berada pada posisi yang empatik.

Sementara surat yang disusun dengan runut memberikan manfaat bagi pembaca, berupa:

a.       Pesan yang disampaikan padat dan akurat,

b.      Keterkaitan antargagasan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih mudah diperlihatkan dan diingat, dan

c.       Reaksi terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positif . Reaksi pembaca terhadap surat dipengaruhi urutan penyajian gagasan. Karena itu, sebaiknya surat dibuka dan ditutup dengan kalimat yang empatik.