Inisiasi 5 Komunikasi Bisnis

Inisiasi 5

Menulis Proposal dan Laporan

       Proposal pada dasarnya merupakan usulan yang menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang hendak dicapai dengan upaya-upoaya perbaikan yang rasional. Sama halnya dengan laporan, proposal disampaikan pada individu tertentu. Dalam proposal juga diperinci langkah-langkah yang diperlukan untuk mengubah kondisi saat ini untuk mencapai kondisi yang diinginkan. Karena itu, dalam proposal pun mesti terkandung informai yang akurat, utuh dan lengkap sehingga usulan tindakan yang dilakukan didasarkian pada informasi yang tepat dan benar.

        Sedangkan laporan pada dasarnya menyajikan informasi tentang bidang tertentu secara sistematis dan objektif untuk individu tertentu dalam organisasi yang akan dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bisnis atau tujuan organisasi.  Laporan juga ditujukan untuk pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Karena pentingnya laporan itu, maka tentu saja, dalam menyusunnya mesti didadsarkan pada informasi yang akurat dan lengkap.

        Menurut Himstreet, et.al. (1983:109), laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan”. Definisi yang kurang lebih sama juga dikemukakan  Quible, Johnson dan Mott (1996:74) Dengan mengacu pada pengertian tadi, maka kita bisa menyatakan bahwa laporan itu (a) diminta oleh orang yang kewenangannya lebih tinggi; (b) arusnya dari bawah ke atas; (c) ditulis secara sistematis; (d) objektif; dan (e) dipersiapkan untuk khalayak yang terbatas

       Tujuan penulisan laporan adalah untuk pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, tentu laporan itu bersifat vertikal. Artinya laporan itu berasal dari bawahan kepada atasan, atau dari mereka yang kewenangannya lebih rendah kepada orang yang kewenangannya lebih tinggi dalam hierarkhi organisasi.

Laporan Informal

1. Memorandum,  yang biasanya merupakan laporan rutin yang seringkali hanya didistribusikan secara internal meski mungkin juga didistribusikan secara eksternal.
2. Surat, yang mirip dengan laporan memorandum namun surat biasanya hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi.
3. Manuskrip, yang merupakan semacam laporan resmi namun lebih ringkas. Dalam manuskrip ini tak ada rangkuman, daftar isi, daftar tabel atau bibliografi seperti dalam laporan formal. Manuskrip ini bisa disebut sebagai edisi ringkas laporan formal, sehingga dikategorikan sebagai laporan informal.
4. Laporan justifikasi, yang merupakan laporan yang mendukung atau menjustifikasi pengambilan keputusan atau tindakan tertentu untuk menyelesaikan masalah, seperti laporan dari bagian penjualan pada manajer penjualan agar melakukan tindakan tertentu guna meningkatkan penjualan produk.
5. Laporan berkala, yakni laporan yang disampaikan berdasarkan jangka waktu tertentu seperti laporan harian, laporan mingguan atau laporan bulanan.
6. Laporan staf, yang merupakan laporan yang disampaikan staf pada atasannya setelah atas menetapkan keputusan atau mengambil tindakan tertentu. Dalam laporan ini dikemukakan dampak dari pengambilan keputusan atau tindakan tersebut.
7. Laporan kelayakan, yaitu laporan kelayakan pengambilan tindakan tertentu.
8. Laporan audit,  yang berisikan informasi atas hasil penyelidikan tentang beberapa hal dari fase operasi organisasi. 

Laporan Formal

Laporan formal dapat dilihat berdasarkan:

1. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal
2. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format standar yang ditetapkan seperti dalam laporan informal.
3. Lebih banyak menggunakan ilustrasi  grafis seperti tabel, bagan, dan grafik.
4. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.

Secara rinci, isi laporan formal itu adalah:

1. Pembukaan, yang meliputi:
1. Judul laporan, nama dan jabatan orang yang menerima laporan, nama dan jabatan penulis laporan, nama perusahaan dan kota lokasi perusahaan, serta waktu penyampaian laporan.
2. Lembar otorisasi, yang menyatakan dasar pennyusunan laporan seperti surat direksi, latar belakang dan teknis penyiapan laporan
3. Surat pengantar, yang menjelaskan untuk apa dan siapa laporan dibuat
4. Daftar isi
5. Daftar Tabel
6. Daftar Gambar
7. Abstrak/Rangkuman
2. Isi
1. Penduhulan
1. Latar belakang
2. Rumusan masalah
3. Ruang-lingkup
4. Metodologi
5. Rumusan Masalah
6. Batasan Masalah
7. Latar belakang sejarah permaalahan
8. Organisasi laporan
9. Isi Laporan
3. Penutup
1. Rangkuman
2. Kesimpulan
3. Rekomendasi
4. Lampiran
1. Bibliografi
2. Lampiran-lampiran