Inisiasi 7 Komunikasi Bisnis

Inisiasi 7

Menyelenggarakan Rapat Bisnis

Rapat menjadi salah satu wahana bagi berlangsungnya komunikasi di antara warga satu organisasi. Rapat menjadi ruang untuk menyelesaikan masalah, mengkoordinasikan tindakan, menyusun rencana kerja atau pengambilan keputusan. Dalam konteks komunikasi bisnis tersebut, rapat dengan tujuan seperti itu sering dilakukan.

Rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Rapat memegang peran penting dalam konteks komunikasi bisnis. Frekuensi rapat dengan kepuasan kerja. Bila kepuasaan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.

Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting.

Sense of meeting  adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.

Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.

Wuorio (2007) tentan aturan penggunaan laptop dalam rapat seperti berikut ini:

1. Pastikan laptop memang diperlukan dalam rapat.
2. Menempatkan laptopsesuai peruntukannya.
3. Bisa memberikan alasan perlunya membawa laptop.
4. Memanfaatkan kesempatan.
5. Memilah Rapat.

Ada pun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah  (a) memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan; (b) menentukan orang-orang yang akan diundang; (c) menetapkan waktu penyelenggaraan; (d) menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat; (d) menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu  pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik; (e) mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu); (f) rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir; (g) hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat; (h) menyediakan waktu yang cukup untuk pemabahasan setiap isu yang dibahas; (i) menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu; dan (j) menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat.